SARO Bürodienstleistungen UG (haftungsbeschränkt)

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SARO Bürodienstleistungen UG (haftungsbeschränkt)
Vertreten durch den Geschäftsführer: Cem Sariboga
Schlitzer Straße 6
60386 Frankfurt am Main
Deutschland

Telefon: +49 (0) 69 97 32 79 75
Telefax: +49 (0) 69 97 32 79 76
E-Mail: info@saro-ffm.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei der Kontaktaufnahme und bei der Nutzung unseres Kundenportals. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Je nach Verarbeitung erfolgt dies zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die jeweiligen Zwecke und Interessen werden nachfolgend erläutert.

3. Besuch der Website, Hosting und Kontaktaufnahme

a) Besuch der Website und Server-Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Angeforderte Seite oder Datei
• Referrer-URL, soweit vom Browser übermittelt
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem

Diese Daten dienen der Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.

b) Hosting bei STRATO

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. STRATO verarbeitet die beim Websitebetrieb anfallenden Daten als Hosting-Dienstleister. Mit STRATO besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

STRATO stellt nach seinen Hosting-Informationen Zugriffslogfiles der letzten sechs Wochen bereit. Je nach Protokollart können abweichende Fristen gelten. Eine längere Aufbewahrung personenbezogener Protokolldaten kommt in Betracht, soweit dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von STRATO und Informationen zu STRATO-Logfiles.

c) Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, insbesondere Name und E-Mail-Adresse, sowie Betreff, Nachrichteninhalt und gegebenenfalls mitgesendete Dateien. Zweck ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung Ihrer Nachricht. Hosting- und E-Mail-Dienstleister können zur technischen Abwicklung Zugriff auf die Daten erhalten.

Anfragen über das Kontaktformular werden spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, soweit keine weitere Erforderlichkeit, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Gründe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen. Für sonstige Korrespondenz gelten die in Abschnitt 7 beschriebenen Kriterien.

4. Cookies und vergleichbare Technologien

Für technisch notwendige Funktionen, insbesondere die Anmeldung und die Zuordnung einer Sitzung im Kundenportal, können Cookies eingesetzt werden. Der hierfür unbedingt erforderliche Zugriff auf Ihr Endgerät richtet sich nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Bereitstellung des Kundenbereichs.

Für nicht unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Zugriffe auf Ihr Endgerät ist grundsätzlich eine vorherige Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich. Eine darauf beruhende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Einzelheiten zu Drittanbieter-Technologien ergeben sich aus den jeweiligen Einwilligungsinformationen und Datenschutzhinweisen.

Sie können Cookies auch über Ihre Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Dadurch können notwendige Funktionen, insbesondere die Anmeldung im Kundenportal, eingeschränkt sein.

5. Vergleichsrechner und TARIFCHECK24

Auf unserer Website können Vergleichsrechner, Formulare oder Links der TARIFCHECK24 GmbH, Zollstr. 11b, 21465 Wentorf bei Hamburg, eingebunden sein. Bei einem einfachen externen Link wird eine Verbindung zum verlinkten Angebot erst hergestellt, wenn Sie diesen aufrufen. Bei eingebundenen Inhalten kann bereits deren Laden technische Zugriffsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, an den jeweiligen Anbieter übermitteln.

Bei der Nutzung von Vergleichsrechnern oder Formularen können zusätzlich die von Ihnen eingegebenen Kontakt-, Versicherungs-, Fahrzeug- oder Vertragsdaten verarbeitet werden. Für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und eine mögliche Vertragsanbahnung gelten die Datenschutzhinweise und Rechtsgrundlagen des jeweiligen Anbieters. Einwilligungsbedürftige Technologien unterliegen den in Abschnitt 4 beschriebenen Anforderungen.

Weitere Informationen zu Empfängern, Zwecken und Speicherfristen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von TARIFCHECK24 und den Hinweisen des jeweils im Rechner genannten Kooperationspartners.

6. Empfänger und Weitergabe von Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten im erforderlichen Umfang die mit den jeweiligen Aufgaben betrauten Personen sowie eingesetzte Hosting-, E-Mail-, IT- und Speicherdienstleister. Bei der Verarbeitung im Auftrag gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Weitere Empfänger können von Ihnen benannte oder beauftragte Empfänger sowie Behörden sein, soweit eine rechtliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht.

Eine Weitergabe erfolgt nur auf einer einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere zur Vertragserfüllung, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, einer Einwilligung oder zur Wahrung berechtigter Interessen unter Berücksichtigung Ihrer Rechte. Einzelheiten zu Microsoft SharePoint und zum Dokumentenversand finden Sie in den Abschnitten 14 und 15.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Maßgeblich sind insbesondere die Dauer der Vertragsbeziehung, die Bearbeitung einer Anfrage, gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Benutzerkonten und zugehörige Verwaltungsdaten werden nach Wegfall des Nutzungszwecks gelöscht, soweit keine rechtlichen oder vertraglichen Gründe eine weitere Speicherung erfordern. Der Zugriff auf ein Kundenkonto kann bereits vorher gesperrt werden. Die Sperrung eines Kontos führt nicht automatisch zur Löschung der Kundendokumente.

Für hochgeladene Dokumente richten sich Rückgabe und Löschung nach dem vereinbarten Leistungsumfang und, bei einer Auftragsverarbeitung, nach den Weisungen des Kunden. Aufbewahrungspflichten des Kunden werden durch den Upload nicht auf uns übertragen. Soweit uns eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten treffen, bleiben diese unberührt. Daten in Sicherungskopien und Dateiversionen werden nach den hierfür geltenden Sicherungs- und Löschzyklen entfernt; eine sofortige Löschung sämtlicher Kopien ist technisch nicht immer möglich.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruch: Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Widerruf: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@saro-ffm.de. Betreffen die Daten Unterlagen, die wir ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, unterstützen wir den zuständigen Verantwortlichen bei der Bearbeitung Ihres Anliegens.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz ist folgende Behörde zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: datenschutz.hessen.de

10. Sicherheit der Daten

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt über HTTPS mit SSL-/TLS-Verschlüsselung. Bitte behandeln Sie Ihre Zugangsdaten vertraulich und melden Sie sich nach der Nutzung insbesondere an gemeinsam verwendeten Geräten ab.

11. Externe Dienstleister zur Beleg- und Datenverarbeitung

Zur Bearbeitung buchhalterischer Unterlagen können außerhalb des Uploadvorgangs externe Dienstleister für die digitale Auswertung, Strukturierung und Verarbeitung eingesetzt werden. Davon kann auch eine spätere KI-gestützte Auswertung in unserer internen Software umfasst sein. Diese spätere Verarbeitung ist vom Upload in das Kundenportal zu unterscheiden.

Soweit wir dabei im Auftrag eines Kunden handeln, richtet sich der Einsatz solcher Dienstleister nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und den Vorgaben für weitere Auftragsverarbeiter. Informationen zu den tatsächlich eingesetzten Auswertungsdiensten, den übermittelten Daten und etwaigen Drittlandübermittlungen werden in den ergänzenden Datenschutz- und Vertragsinformationen zur jeweiligen Leistung konkretisiert.

12. Kundenportal und Benutzerkonten

Wir stellen unseren Kunden einen passwortgeschützten Kundenbereich zur Verfügung. Für die Einrichtung, Verwaltung und Anmeldung verarbeiten wir Kundennummer beziehungsweise Benutzername, Namen beziehungsweise Anzeigenamen, gegebenenfalls Anrede, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten und den Aktivierungsstatus des Kontos. Zur Zuordnung einer angemeldeten Sitzung werden technisch erforderliche Sitzungsinformationen verarbeitet.

Zweck ist die Bereitstellung des Kundenbereichs, die Prüfung der Zugangsberechtigung und die Zuordnung zu den jeweiligen Kundendokumenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist. Bei Zugängen von Beschäftigten eines Geschäftskunden sowie bei technischen Schutzmaßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und dem jeweiligen Kunden zugeordneten Zusammenarbeit.

Die erforderlichen Zugangs- und Kontaktdaten müssen bereitgestellt werden, damit ein Benutzerkonto eingerichtet und das Portal genutzt werden kann. Angaben in Kontaktanfragen sind im Übrigen freiwillig; ohne die zur Bearbeitung notwendigen Angaben können wir eine Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

13. Rechnungs- und Dokumentenupload

Über das Kundenportal können Kunden Rechnungen und andere geschäftliche Dokumente hochladen. Wir verarbeiten die Dateien, Dateinamen und die zur Zuordnung erforderlichen Angaben und übertragen die Dokumente in den jeweiligen Kundenordner in Microsoft SharePoint, wo sie gespeichert werden.

Je nach Dokument können darin Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Bankverbindungen sowie Angaben zu Kunden, Lieferanten oder Beschäftigten enthalten sein. Bitte übermitteln Sie nur Unterlagen, die für den vereinbarten Zweck erforderlich sind und die Sie übermitteln dürfen.

Beim Hochladen über das Kundenportal findet keine automatische KI-gestützte Auswertung der Dokumenteninhalte statt.

Die Bereitstellung und Organisation des Uploads dienen der Durchführung unserer vereinbarten Leistungen. Für eigene Verarbeitungen gelten je nach Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der geordneten und sicheren Dokumentenübermittlung. Soweit wir Dokumenteninhalte ausschließlich nach Weisung eines Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Der Kunde bleibt dann für die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die Information der in den Unterlagen genannten Personen verantwortlich.

14. Speicherung in Microsoft 365 / SharePoint

Zur Speicherung und Bereitstellung der Kundendokumente nutzen wir Microsoft SharePoint als Bestandteil von Microsoft 365. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Verarbeitet werden insbesondere die gespeicherten Dokumenteninhalte, Dateinamen, Ordnerzuordnungen und technisch erforderlichen Datei- und Zugriffsinformationen. Microsoft wird hierfür als Dienstleister eingesetzt. Die vertraglichen Datenschutzbedingungen für Microsoft 365 sind im Microsoft-Datenschutznachtrag für Produkte und Services (Data Protection Addendum, DPA) geregelt. Bei der Speicherung im Auftrag eines Kunden ist Microsoft entsprechend in die Vereinbarungen über weitere Auftragsverarbeiter einzubeziehen.

Auch bei einer Speicherung in europäischen Rechenzentren können nach den Bedingungen des Dienstes bestimmte Datenverarbeitungen oder Zugriffe aus Staaten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden, etwa im Rahmen von Support und Sicherheit. Solche Übermittlungen unterliegen den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere geeigneten Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einem einschlägigen Angemessenheitsbeschluss. Informationen zu den für Ihre Daten maßgeblichen Garantien können Sie bei uns anfordern.

Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzbestimmungen, Microsoft-Datenschutznachtrag (DPA) und Informationen zur EU-Datengrenze.

15. Bereitstellung und E-Mail-Versand von Kundendokumenten

Kundendokumente können im Kundenbereich bereitgestellt, heruntergeladen und im Rahmen der vorgesehenen Versandfunktion als E-Mail-Anhang versendet werden. Dabei werden die ausgewählten Dateien, Dateinamen, Empfängeradresse und Nachrichteninhalte sowie technisch erforderliche Versandinformationen verarbeitet.

Zweck ist die vereinbarte Bereitstellung und Übermittlung von Dokumenten. Für eigene Verarbeitungen gelten je nach Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwicklung der geschäftlichen Dokumentenkommunikation. Bei einem Versand im Auftrag des Kunden richten wir uns nach dessen Weisungen. Empfänger sind die für den Versand vorgesehenen Adressaten sowie die an der Übermittlung beteiligten E-Mail-Dienstleister.

Eine Transportverschlüsselung bei E-Mails gewährleistet nicht automatisch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachricht und ihrer Anhänge. Für besonders vertrauliche Unterlagen stimmen wir bei Bedarf einen geeigneten Übermittlungsweg mit Ihnen ab. Zur Speicherdauer gelten die in Abschnitt 7 genannten Kriterien.

Stand: 08.10.2026